Nota de Valor 馃巵 #179: Organiza tus archivos horizontalmente

Fecha: martes 07 Nov, 2023

Una de las preguntas m谩s comunes de parte de mis clientes en mis asesor铆as es: 驴C贸mo organizo los archivos digitales de mi empresa? E incluso, 驴c贸mo lo hago a nivel personal?

La respuesta no es 煤nica para cada persona, de hecho, a nivel personal he probado m煤ltiples m茅todos; especialmente porque siempre estoy pensando 鈥溌縞贸mo simplifico mis tareas, c贸mo puedo ser m谩s eficiente?鈥. Y como resultado he llegado a la simple conclusi贸n de que una de las mejores maneras de organizar mis archivos es hacerlo de forma horizontal en lugar de vertical. Me explico a continuaci贸n:

Cuando organizamos archivos de la empresa, es normal que pensemos 鈥淐u谩les son las 谩reas m谩s importantes o cu谩les son los tipos de archivo que vamos a crear鈥. Y a partir de ello empezamos a crear carpetas y sub-carpetas como 鈥淔inanzas鈥, 鈥淧royectos鈥, 鈥淢arketing鈥, 鈥淐otizaciones鈥, 鈥淐lientes鈥, 鈥淩ecursos Humanos鈥 e incluso una carpeta de 鈥淥tros鈥 para esas cosas que no sabemos d贸nde colocarlas. Este enfoque suele ser 煤til (por lo menos es mejor que tener todos los archivos dispersos en la computadora), pero no es lo m谩s eficiente en el d铆a a d铆a. Por eso mi actual enfoque es el siguiente:

En lugar de visualizar cu谩ntas carpetas debo crear para organizar mis archivos, determino cu谩les archivos uso realmente, es decir, cu谩les uso con frecuencia diaria, semanal, mensual y anual. Adicional, identifico qu茅 archivos no utilizo y que s茅 podr铆an ser 煤tiles para consultar en ocasiones espec铆ficas. Una vez hecho esto simplemente uso la premisa de organizar los archivos en carpetas de forma horizontal, esto significa que tratar茅 de crear la menor cantidad de sub-carpetas. En otras palabras, en vez de tener 5 carpetas cada una con 3 sub-carpetas adentro (Enfoque Vertical), har茅 15 carpetas de un mismo nivel (Enfoque Horizontal).

El resultado ser铆a algo como: primero est谩 la carpeta principal del negocio, luego adentro habr铆a m煤ltiples carpetas, cada una numerada para m谩s f谩cil organizaci贸n visual (1. Clientes, 2. Cotizaciones, 3. Facturas, 4. Logos, etc鈥), y dentro de cada una de estas carpetas no habr铆a m谩s sub-carpetas, sino que ser铆an los archivos de inter茅s. Y si hay alg煤n archivo que pr谩cticamente uso SIEMPRE, entonces ni siquiera lo colocar铆a en una carpeta, lo pondr铆a directamente entrando a la carpeta principal.

Por supuesto, habr谩 casos donde debas hacer la excepci贸n, como por ejemplo la carpeta 鈥淐lientes鈥 que tiene a su vez carpetas por cada cliente y cada una suele estar compartida con el cliente correspondiente. En estos casos, adentro de la carpeta de cada cliente aplicar谩s el mismo enfoque que hiciste con la carpeta principal, tratando de que no haya m煤ltiples niveles de profundidad, distribuyendo todo de forma horizontal con 1 solo nivel.

Posiblemente, tendr谩s la tentaci贸n de crear una carpeta que englobe algunas carpetas que posean afinidad, como por ejemplo colocar dentro de 鈥淔inanzas鈥 todas las carpetas de 鈥淔acturas鈥, 鈥淐otizaciones鈥 y 鈥淩eportes Financieros鈥; sin embargo, esto simplemente agrega un clic m谩s a tu navegaci贸n y m谩s importante a煤n, evita que al entrar a tu carpeta principal veas de un solo vistazo el nombre de todas tus carpetas. Menciono esto porque a veces con solo ver el nombre de una carpeta te acuerdas de algo clave que ten铆as pendiente por hacer.

Aunque esto sea m谩s f谩cil de ver en un video, mi objetivo principal es que te lleves la premisa de organizar tus archivos digitales de manera que tengas que hacer menos clics para llegar a ellos y que en una misma carpeta tengas un vistazo global de tus archivos usando el enfoque horizontal. Esto te facilitar谩 movilizar archivos de un lado a otro y podr谩s acceder a cada uno de forma m谩s 谩gil. Eliminando por fin esos laberintos, que aunque puedan verse bonitos, te cuestan tiempo.

Espero logres sacarle provecho a esta estrategia, un abrazo, nos vemos ma帽ana 馃槉

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Autor

隆Hola! Mi nombre es Ricardo Elizondo y desde ni帽o he tenido el impulso por ayudar en la vida de las dem谩s personas a trav茅s de mis propias experiencias.

Hoy en d铆a soy especialista en Minimalismo Empresarial, el cual combina mi estilo de vida minimalista (reduje mi vida material a una 煤nica mochila) y la filosof铆a Kaizen (enfoque hol铆stico de mejoramiento continuo).

A trav茅s de esta especialidad, he creado mis propios negocios y asesoro empresas de diferentes pa铆ses de Latinoam茅rica para que puedan crear empleos dignos, donde predomine el respeto, el trabajo en equipo y el crecimiento personal.

Mi prop贸sito de vida es dar paz a la vida de las personas y por este motivo he creado diferentes canales de comunicaci贸n como podcast, blogs, webinars, conferencias y mi proyecto 鈥Notas de Valor鈥; a trav茅s de los cuales comparto aprendizajes y lecciones que me han impactado, para que otras personas puedan tener m谩s herramientas al enfrentar los obst谩culos de la vida.

Notas de Valor 馃巵

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