Una de las preguntas más comunes de parte de mis clientes en mis asesorías es: ¿Cómo organizo los archivos digitales de mi empresa? E incluso, ¿cómo lo hago a nivel personal?
La respuesta no es única para cada persona, de hecho, a nivel personal he probado múltiples métodos; especialmente porque siempre estoy pensando “¿cómo simplifico mis tareas, cómo puedo ser más eficiente?”. Y como resultado he llegado a la simple conclusión de que una de las mejores maneras de organizar mis archivos es hacerlo de forma horizontal en lugar de vertical. Me explico a continuación:
Cuando organizamos archivos de la empresa, es normal que pensemos “Cuáles son las áreas más importantes o cuáles son los tipos de archivo que vamos a crear”. Y a partir de ello empezamos a crear carpetas y sub-carpetas como “Finanzas”, “Proyectos”, “Marketing”, “Cotizaciones”, “Clientes”, “Recursos Humanos” e incluso una carpeta de “Otros” para esas cosas que no sabemos dónde colocarlas. Este enfoque suele ser útil (por lo menos es mejor que tener todos los archivos dispersos en la computadora), pero no es lo más eficiente en el día a día. Por eso mi actual enfoque es el siguiente:
En lugar de visualizar cuántas carpetas debo crear para organizar mis archivos, determino cuáles archivos uso realmente, es decir, cuáles uso con frecuencia diaria, semanal, mensual y anual. Adicional, identifico qué archivos no utilizo y que sé podrían ser útiles para consultar en ocasiones específicas. Una vez hecho esto simplemente uso la premisa de organizar los archivos en carpetas de forma horizontal, esto significa que trataré de crear la menor cantidad de sub-carpetas. En otras palabras, en vez de tener 5 carpetas cada una con 3 sub-carpetas adentro (Enfoque Vertical), haré 15 carpetas de un mismo nivel (Enfoque Horizontal).
El resultado sería algo como: primero está la carpeta principal del negocio, luego adentro habría múltiples carpetas, cada una numerada para más fácil organización visual (1. Clientes, 2. Cotizaciones, 3. Facturas, 4. Logos, etc…), y dentro de cada una de estas carpetas no habría más sub-carpetas, sino que serían los archivos de interés. Y si hay algún archivo que prácticamente uso SIEMPRE, entonces ni siquiera lo colocaría en una carpeta, lo pondría directamente entrando a la carpeta principal.
Por supuesto, habrá casos donde debas hacer la excepción, como por ejemplo la carpeta “Clientes” que tiene a su vez carpetas por cada cliente y cada una suele estar compartida con el cliente correspondiente. En estos casos, adentro de la carpeta de cada cliente aplicarás el mismo enfoque que hiciste con la carpeta principal, tratando de que no haya múltiples niveles de profundidad, distribuyendo todo de forma horizontal con 1 solo nivel.
Posiblemente, tendrás la tentación de crear una carpeta que englobe algunas carpetas que posean afinidad, como por ejemplo colocar dentro de “Finanzas” todas las carpetas de “Facturas”, “Cotizaciones” y “Reportes Financieros”; sin embargo, esto simplemente agrega un clic más a tu navegación y más importante aún, evita que al entrar a tu carpeta principal veas de un solo vistazo el nombre de todas tus carpetas. Menciono esto porque a veces con solo ver el nombre de una carpeta te acuerdas de algo clave que tenías pendiente por hacer.
Aunque esto sea más fácil de ver en un video, mi objetivo principal es que te lleves la premisa de organizar tus archivos digitales de manera que tengas que hacer menos clics para llegar a ellos y que en una misma carpeta tengas un vistazo global de tus archivos usando el enfoque horizontal. Esto te facilitará movilizar archivos de un lado a otro y podrás acceder a cada uno de forma más ágil. Eliminando por fin esos laberintos, que aunque puedan verse bonitos, te cuestan tiempo.
Espero logres sacarle provecho a esta estrategia, un abrazo, nos vemos mañana 😊
