Quienes me conocen un poco más, saben que utilizo mi calendario digital (Google Calendar) para llevar registro de todas mis actividades, desde las reuniones y proyectos con clientes, hasta las tareas rutinarias como horas de comida, lectura, ejercicio, descansos y ocio. Y utilizo enlaces de reservación, para que las personas puedan agendar un espacio conmigo sin tener que coordinarlo por chat. Mi enfoque es básicamente lograr que mi calendario digital sea un reflejo de lo que realmente ocupa mi tiempo día a día.
Esto me facilita muchas cosas; por ejemplo, no tengo que intentar recordar nada de memoria porque el celular me avisa con antelación sobre cada actividad. Adicionalmente, logro estar a tiempo a cada sesión que deba asistir y no me preocupo por coordinar la fechas y horas de reunión. Y sobre todo, puedo darme cuenta de cuánto tiempo tengo libre y cuántas actividades me faltan por completar en el día y la semana.
Sé que no todas las personas suelen adaptarse fácilmente a este método y estructura que recomiendo ampliamente. Sin embargo, creo que es muy importante que incorpores el hábito de agendar todo lo que ocurre en tu vida tanto empresarial y académico, como lo personal.
Y sobre todo, que aprendas a agendar citas contigo mismo para resolver situaciones que dependen de tu total concentración; por ejemplo, ajustar tus planes de vida o aceptar/rechazar una gran oportunidad. El objetivo es proteger este tiempo de la misma manera que protegerías una cita médica, la cual sabes que no pospondrías con total ligereza. Menciono esto porque muchas veces mis amigos o clientes me comentan que no tienen tiempo para sí mismos, y la realidad es que no se han creado el hábito de tratar esos tiempos con el mismo respeto y prioridad que tratan las demás actividades de su semana.
En resumen, si usas agenda física, comienza a realizar una transición hacia la agenda digital (la agenda física no emite notificaciones) y en tu calendario agenda TODO lo que ocurre en tu vida, porque así te darás cuenta de realmente cuánto tiempo tienes por semana; no cometas el error de solo colocar las actividades de negocio, porque creerás que tu semana está más libre de lo que realmente está. Te aseguro, que con este hábito empezarás a organizar de forma más consiente la semana y sobre todo, podrás mejorar tu productividad.
Feliz tarde, nos vemos mañana.
